APS là một bộ phận thuộc Phòng Văn hóa của Đại sứ quán Đức Hà Nội. APS thẩm tra liệu Sinh viên xin Du học có đáp ứng được các điều kiện cơ bản để nhập học Đại học tại Đức, đồng thời thẩm tra các Chứng chỉ học tập. Thủ tục này được áp dụng từ ngày 01 tháng 1 năm 2007 đối với tất cả các Sinh viên muốn bắt đầu học đại học ở Đức từ học kỳ mùa đông năm 2007.

Sau khi thẩm tra, nếu Sinh viên đạt đầy đủ các yêu cầu sẽ được APS cấp một Chứng chỉ hay một Chứng nhận (cho các khóa học thuần túy nghệ thuật). Chứng chỉ hay Chứng nhận này là một trong những điều kiện để được nhập học tại một Trường Đại học của Đức. Các Chứng chỉ và Chứng nhận có hiệu lực vô thời hạn.